Åpenhetsloven
We Energy – redegjørelse om aktsomhetsvurderingen ihht åpenhetsloven. Rapporteringsperiode: 24.1 – 31.12.2023
We Energy er leverandør av produkter, tjenester og løsninger innen elektro, automasjon, instrumentering, fiberoptikk, telekommunikasjon og brann- og gassystemer. Selskapet ble stiftet 24.01.2023 og startet med drift fra mars samme år. Selskapet har kontorer og verksted på Forus i Stavanger og driver virksomhet i Norge.
Rutiner og interne retningslinjer som virksomheten har for arbeidet med åpenhetsloven
Aktsomhetsvurderinger i relasjon til åpenhetsloven er nedfelt i selskapets ledelses- og kvalitetssystem og er integrert i rutiner og prosesser som virksomheten drives- og styres etter. Respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er forankret i selskapets etiske retningslinjer og policy om respekt for menneskerettigheter. Det er utarbeidet prosedyre for onboarding av nyansatte og innleide som skal sikre at alle blir gjort kjent med- og får opplæring i selskapets kvalitetsledelsessystem med tilhørende retningslinjer og prosedyrer.
We Energy ønsker å sikre en ansvarlig leverandørkjede der arbeidstaker- og menneskerettigheter ivaretas og respekteres. Selskapets prosedyre for innkjøp bestemmer at innkjøp kun kan foretas hos godkjente leverandører. HMS og menneskerettigheter er et av kriteriene i evalueringen der leverandører må bekrefte ved signatur på eget skjema at de har tilfredsstillende rutiner.
We Energy har etablert egen prosedyre for varsling som gir ansatte og innleide både rett- og plikt til å varsle om kritikkverdige arbeidsforhold og ved mistanke om manglende- eller mangelfull etterlevelse og respekt for grunnleggende menneskerettigheter.
Faktisk avdekkede negative konsekvenser i perioden
Selskapet har hatt fokus på å utvikle prosedyrer og rutiner for ledelse og virksomhetsstyring og er ikke omfattet av reglene i åpenhetsloven i første driftsår. Man har likevel valgt å starte arbeidet med åpenhetsloven og å utarbeide en begrenset redegjørelse. Selskapet vil være fullt ut omfattet av reglene i åpenhetsloven fra og med regnskapsåret 2024 (1.1.2024-31.12.2024) og plikter å offentliggjøre redegjørelse for denne perioden innen 30.06.2025.
I inneværende periode er det ikke avdekket negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold internt i selskapet.
Det er foretatt en foreløpig risikokartlegging av leverandører. Kartleggingen har tatt utgangspunkt i størrelse, bransje og type vare/tjeneste leverandøren leverer. Basert på denne kartleggingen kommer 17 (10.4%) av totalt 163 leverandører ut med høy risiko. For 35 (21.5%) av leverandørene anses risikoen som lav mens for de resterende 111(68.1%) er risikoen vurdert som middels.
Videre er det foretatt en begrenset gjennomgang av to vesentlige leverandører der risikoen er vurdert til høy. Gjennomgangen med selskapene ble foretatt som Teams møte og det ble ikke avdekket negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
Risiko for negative konsekvenser
WE Energy forholder seg til en rekke krav og reguleringer. Selskapet er bl.a bundet av overenskomst og gjeldende tariffer. Dette sammen med interne prosedyrer og retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet mv. gjør at risikoen for negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold for egne ansatte anses som lav. Eventuelle negative konsekvenser vil bli fulgt opp gjennom prosedyre for avviksbehandling, korrigerende og forebyggende tiltak.
I arbeidet med å identifisere risiki for mulige negative konsekvenser hos leverandører, har vi hittil støttet oss på sekundære kilder som f.eks å se på utvalgte leverandører egne redegjørelser for aktsomhetsvurderinger. Dette kan gi grunnlag for ytterligere undersøkelser og tiltak.
Retningslinjer og rutiner for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven
Daglig leder har overordnet ansvar for rutinen og skal sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i overensstemmelse med loven.
Selskapet skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer. Med aktsomhetsvurderinger menes å;
1) Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer.
2) Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
3) Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger.
4) Følge med på gjennomføring og resultater av tiltak.
5) Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert.
6) Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.
Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:
- Det skal avholdes arbeidsmøter for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst 1 gang årlig.
- I arbeidsmøtene foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester, basert på innhentet informasjon fra våre leverandører
- Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra evt bransjeforeninger og fra andre aktører og øvrige kilder som er tilgjengelig.
- Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres dersom det anses som nødvendig
- Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside.
- Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år.
